上海市徐汇区红十字会人道救助基金
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上海市红十字会备灾救灾物资库管理指南
第一章    总则

      第一条  为了健全和完善本市红十字系统应急体系建设,切实推进市、区(县)红十字会(以下简称“市、区(县)红会)救灾、救助物资(以下简称“救灾物资”)的管理,提高备灾救灾物资仓储能力和在区域性救灾工作中的快速反应能力,根据市委、市政府《关于进一步促进红十字事业发展的意见》以及《中国红十字会备灾救灾中心(物资库)规划建设管理规范》,结合本市实际,制定本指南。

      第二条  备灾救灾物资是指各级红十字会通过采购、社会募集等方式进行储备的在灾害期间发挥人道主义救助作用的救援物资。备灾救灾物资库是指仓储备灾救灾物资的仓库或具有独立法人资格的备灾救灾中心。

      第三条  市、区(县)红会应根据区域内灾情的特点和救灾工作需要,积极争取政府和社会支持,建立健全备灾救灾物资库,将其纳入辖区防灾减灾规划统筹考虑。区域面积大、具有城乡结合特点的区(县),应建立红十字备灾救灾中心,充实救灾物资,配置救灾设备设施,提高应急救灾能力。

      第四条  市红会负责市红十字备灾救灾中心和区(县)红会物资库工作的指导和协调;委托市红十字备灾救灾中心负责本级备灾救灾物资的询标、采购、仓储、发运以及接收捐赠等具体事务。

      市、区(县)红会应根据备灾救灾需要,制订救灾物资仓储标准,组织救灾物资采购、募集、仓储、发运和应急救援队装备的配置等工作。

      第五条  市、区(县)红会通过物资库建设,不断夯实应急救灾基础,逐步形成以市红十字备灾救灾中心为主体、各区(县)物资库为依托的市红十字系统备灾救灾物资储备网络体系。

      第六条  在重大灾害期间,市红会可根据全市红十字物资库物资储存情况,与区(县)红会协商,统筹救灾物资,用于应急救灾。

 

      第二章    物资库建设和安全

      第七条  备灾救灾物资库可选择以下方式设立:

      (一)独立设置——通过政府财政资金或社会捐赠资金设立。

      (二)政府提供——在政府提供的用房中安排物资库。

      (三)市场租赁——通过财政专项资金或红十字人道救助资金,租赁仓储企业的标准化仓库。

      (四)企业合作——与救灾物资供应商合作,以协议形式设立代管仓库。

      第八条  市、区(县)红会应根据区域大小、灾情频次以及备灾救灾物资仓储标准等实际需要和条件,设立物资库。大型备灾救灾中心建筑面积一般在2000平方米以上,并配备辅助用房;小型备灾救灾仓库建筑面积一般不低于50平方米。

      物资库的设立,要选择交通便利或在公路、铁路、航空等货运承接地点附近。不宜设置在居民区内。

      第九条  物资库应根据现场作业需要和防火、防潮、防霉、防虫、防盗等安全要求,配置以下设备、用品。

      (一)仓储设备(必备):仓板。

      (可选):货架、仓笼、温湿度记录仪等。

      (二)装卸设备(必备):手拖车、油布。

      (可选):叉车、打包机、传送带、固定绳、货运电梯等。

      (三)安全设备(必备):手持式灭火器。

      (可选):远红外监视器、应急电源、烟感报警系统等消防器材。

      (四)技防设施(必备):温湿度计、驱虫剂、防鼠夹。

      (可选):防盗窗、防火门、防汛挡板、流风机、抽湿机等。

      以上仓库设备、工具应由专人管理。除安装在建筑物上的固定设备设施外,均应集中存放,便于提供使用。

      第十条  库房须确保不渗不漏,门窗完好,门锁启闭灵活。库房内外必须安置消防器材,安装红外监视器,并实施终端监控。库房内及周边严禁存放易燃易爆物品,库内严禁吸烟。位于底楼的库房须在入口处设置排水沟和防汛挡板。临时货场堆垛的,货场应确保安全、整齐、畅通。

      第十一条  库内外设置温湿度仪表,根据气候情况适时进行通风晾库或密封防潮。库内温、湿度应根据救灾物资特性,采取相应措施进行调控,相对湿度一般应保持在70%以下。

      第十二条  物资库应确定专人负责库房及物资管理,除仓储管理人员外,其他人员不得擅自进入仓库;作业人员作业完毕后亦不得在仓库逗留。

      第十三条  仓储管理人员应定期记录温湿度数据、检查消防器材、查看库房门窗、做好防火、防潮、防霉、防虫、防鼠等日常检查,并记录在册,发现隐患及时采取措施。

      第十四条  库房发生火情等突发事件,应立即采取紧急措施,开展先期处置(如发生失窃的,须保护现场、严禁人员出入)。灾情严重的,启动库房安全应急预案并报告主管部门。

      第十五条  各区(县)红会以及市红十字备灾救灾中心应结合实际,制定备灾救灾物资管理制度,包括物资招标采购、储存回填、出(入)库、库房安全、应急发运、委托运输规程等。

      第十六条  物资库应根据主要仓储物资及分类(附件1),建立健全仓储物资月度统计表(附件2)、物资分类汇总表(附件3)以及物资采购任务书(附件4)、物资入库抽验记录表(包括采购、捐赠、划拨等)(附件5)、物资入库通知(附件6)、物资出库通知(附件7)、物资盘点表(附件8)等。

 

      第三章  备灾救灾物资来源和种类

      第十七条  备灾救灾物资的主要来源:

      (一)自行采购物资:

      1、财政资金采购:通过申请财政年度专项预算资金,按照财政资金使用规定采购备灾物资。凡符合公开招标采购条件或符合固定资产管理标准的,须按照相关规定采购、管理。

      2、人道救助资金采购:使用人道救助基金采购的物资。

      (二)社会捐赠物资:企事业单位、社会组织及个人捐赠的物资。

      (三)调拨物资:由上级红会、政府有关部门调拨的物资。

      (四)海关罚没物资:由海关转交的罚没物资。

      第十八条  市、区(县)红会根据应急救援和救助需要,确定常备救灾物资目录,包括物品种类和储备常量。

      (一)物品种类主要包括:棉被、帐篷、毛毯、服装、生活应急包、照明设备、发电机、抽水机以及救援、救助所需物品等。

      (二)管理要求:仓储物资周转时间应根据物资保质时间确定(确保发放时间在保质期前的6个月以上);可长期保存设备等物资,也应加快周转,周转时间最多不超过5年。

      (三)对粮食、饮用水、食品、药品、消毒剂、净水剂等不宜长期保存的物品,亦可采用临时采购、协议仓储或委托受灾地区红会采购等方式。

      第十九条  市、区(县)红会应按照常备救灾物资目录,落实采购资金,组织储备物资的采购工作。物资库管理者应根据库存情况,及时向主管部门提出物资发放、回填、处理建议,定期反馈,以保障良好的物流机制。

      第二十条  物资库须按照所属市、区(县)红会下达的“物资采购任务书”要求,公开、公正、透明、规范地落实采购。备灾救灾物资的采购,须签订购货合同(协议);批量救灾物资的采购,根据每批次采购金额总量,按照规定实施招标(或三家以上邀、议标)采购,招标有效期一般不超过3年。严禁采购“三无”产品和假冒伪劣产品。

 

      第四章  物资出(入)库

      第二十一条  物资库须按照所属市、区(县)红会下达的“物资入库通知”,做好物资接收、入库工作:

      (一)确定接收入库物资的数量、体积以及交接的时间、地点和方式。

      (二)物资入库前,应对照物资入库原始单据(捐赠协议或购买发票、调拨单等)进行验收。核对物资名称、包装规格、数量、外观质量等。检查物资的出厂日期、保质期、产品合格证以及药品批件等。如物品外包装表面有水渍、尘土、油污等,应清洁、阴干后方可上架入位;如外包装严重破损的,应换装或修整,确保入库物资外包装整齐完好,质量、数量无误。

      (三)外观质量检验一般采取随机抽验方法。抽检比例为:总件数在100以下按10%抽检;总件数在100-500(含500)按5%抽检;总件数在500以上按2%抽检。抽验中发现不符合标准的,可提高抽查比例档次;对抽查到的问题产品应及时登记封存,以备退换(货)。

      (四)对抽验合格的物品,按照不同来源、品种、批次分别开具“物资入库单”三联单,所列内容须逐项填写。第一联由仓库保管人员留存、第二联交财务记账人员、第三联交主管部门留存。

      (五)仓库管理人员须按照“物资入库单”清点入库,并按照不同来源、类别建立明细台账。财务记账人员应依据“物资入库单”,登记物资台帐。

      第二十二条  物资库须按照所属市、区(县)红会下达的“物资出库通知”(或经主管领导核准的出库单),做好物资出库、发运(送)工作:

      (一)根据要求发放的救灾物资品种、数量以及发送地,估算其体积总量,拟定发运方式。

      (二)联系运输单位(或接收单位、接收人员),确定发运日期,签订委托运输合同(协议),并要求承运单位提供有效的资质证书。同时联系物资接受方,落实物资接收地点及相关事宜。

      (三)同类物资出库顺序为:先进先出;财政资金采购的物资,当年采购、当年出库。

      (四)仓库管理人员应在物资装运前,对拟出库物资进行清点,确认库存无误后,按照拟发送物资的不同属性、类别开具“物资出库单”三联单。

      (五)市红会援助外省市救灾物资出库时,须按照“三方参与、四方核对”原则(即仓库管理人员、相关财务记账人员、主管部门管理人员共同参与装运核对、拍照留存、现场监管等工作;并在物资发货点验单上签字。以上三方要会同承运方到达现场的工作人员一并做好发运物资的清点),做好救灾物资出库工作。

      (六)仓储管理员确认“物资出库单”所列内容填写完整后,留存第一联、进行明细账登记,并再次清点库存。清点无误后,将第二联交财务记账人员,登入物资总账;将第三联交主管部门留存。

      第二十三条  重大灾害定向捐赠物资的接收、发运可采用以下应急程序进行。

      (一)主管部门可根据应急救援的紧急程度,委托物资库直接接收赈灾物资捐赠,并以“物资入库(预)通知”、“物资出库(预)通知”形式,采取前往捐赠单位接收捐赠物资,现场抽检、合格物资直接押运至铁路、航空等承运单位;或通知捐赠单位直接将捐赠物资运送至铁路、航空等承运单位指定货场,组织现场进行品质抽验、数量清点等捐赠交接事项。

      (二)物资库根据预通知,办理出(入)库三联单,并按照“三方参与、四方核对”原则,组织发运工作,上报发运情况。

      (三)捐赠物资发送后,主管部门据实下达“物资入库通知”、“物资出库通知”,物资库按照出入库通知,完善相关手续。

      第二十四条  救灾物资以铁路、航空、水运方式发运至外省市的,物资库由专人负责市内公路运输的押运及物资移交。重大灾害或大批量的救灾物资发运,主管部门应派人到达承运现场。采取集装箱运输车辆直接到物资库装车封箱的,须现场封锁、拍照。

      第二十五条  备灾救灾物资必须在外包装醒目处规范印(贴)红十字标志。运输救灾物资的车辆上应在显现位置标注救灾字样。

      第二十六条  市、区(县)红会要与交通、公安等相关部门加强沟通、建立联系,为应急物资运输提供保障。运输救灾物资要与承运单位、保险公司签订合作协议,明确物资运输安全责任方,特殊物资的转运须办理转运保险手续,确保物资安全。

      第二十七条  物资收(发)运装卸作业及运输中,须采取防护措施,保证人员、物资安全。装卸车做到不漏不错,防止超载、偏载、倒塌、坠落和亏吨。

 

      第五章  仓储物资管理

      第二十八条  备灾救灾仓库内的物资,应按照物资的品种、特性分类堆放,做到分类清晰、布局合理,出入方便,堆放稳固。备灾救灾物资与其他物资须分别堆放,有条件的应分库储存。

      第二十九条  物资采取堆码放置的,要根据库房空间合理选择垛形,堆垛要做到便于清点、排列整齐、稳固安全以及方便通风和出库。要充分利用库房面积但不得超过地坪负荷。

      第三十条  堆码底部应放置仓板作为衬垫,并留出不小于0.5米的墙距、柱距以及不小于0.2米的垛距、不小于2米顶距、灯距。消防、搬运通道一般不小于2米。

      第三十一条  备灾物资无论采用货架、仓笼或堆垛等方式放置,均要按入库批次,建立仓储货卡,放置在显著之处。仓储货卡包括物品名称、规格、数量、来源、有效期、入库日期、等。

      第三十二条  物资库应制作“库位配置图”,其内容包括:物品的品名、规格、批号以及规定的库位。收发周期短的物品应配置于进出便捷的库位。“库位配置图”应实时更新,反映仓库物资放置状况;仓储管理人员应随时掌握各库位所存放的物资种类。

      第三十三条  物资库应每月对库存备灾救灾物资进行检查、清点,并将检查情况书面上报所属的市、区(县)红会。对纤维物资,应定期进行翻垛;发现霉变、虫蛀的,须立即采取措施并报告主管部门;对仓储物资的保质期在一年以内,6个月以上的物资,要及时向主管部门提出处理建议。

      第三十四条  市备灾中心以及区(县)红会应在每年6月30日、12月30日将其备灾救灾物资库存上报市红会;市红会按照中国红十字总会以及市政府相关部门要求,及时上报库存信息。

      第三十五条  备灾救灾物资每半年须集中盘点一次,由仓储管理人员、财务记账人员以及主管部门相关人员共同参与,并对盘点结果作出报告。盘点报告由仓库管理人员负责拟写,经相关人员签字确认后归档。

      第三十六条  备灾救灾物资盘点发现物品的数量与账面数量不符,应及时查明原因,并报主管部门提出处理意见。如发现重大出入的,须上报会领导。盘点亏盈经核准后,应及时更新台账。

      第三十七条  对自行提取的划拨物资,接受方逾期未领取的,仓库管理人员应及时催办,并将滞留物品集中存放,填制“滞留物品处理月报表”报主管部门。接受方逾期3个月不领取的,主管部门应与其沟通后,另行处理。

      第三十八条  物资库要建立严格的物资报废报损制度。因各种原因造成部分仓储物资变质、损坏,不能继续使用;或盘点发现亏空,需要报废报损的,须填写物资报废处理单(附件9),报负责人审核同意后,方可处理,并及时销账。报废物资须集中销毁,不得另作他用。

      第三十九条  因特殊情况造成批量报废报损的,必须由主管部门牵头成立鉴定小组,集体审核,并形成报废报损核准报告(注明损耗的原因、数量、总价值、批准人等)。对因责任事故造成物资损失的,应按照相关规定对当事人做出处理。

 

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